Baliberkarya.com - Suara Rakyat Bali Membangun

Tak Punya Nilai Guna, BPAD Denpasar Musnahkan Arsip Dua SKPD

Rabu, 26 Oktober 2016

Baliberkarya.com - Suara Rakyat Bali Membangun

Baliberkarya.com/ist

IKUTI BALIBERKARYA.COM LAINNYA DI GOOGLE NEWS

Baliberkarya.com - Denpasar. Dalam rangka menghemat tempat penyimpanan arsip seperti biaya, tenaga serta untuk mempercepat waktu dalam usaha penemuan kembali arsip bila sewaktu-waktu diperlukan, Badan Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Kota Denpasar menyelenggarakan penyusutan atau pemusnahan arsip dengan sistem pencacahan, di Studio BPAD Kota Denpasar, Rabu (26/10/2016).

Arsip unit kerja yang disusutkan atau dimusnahkan adalah arsip dari Dinas Peternakan Perikanan dan Kelautan Kota Denpasar dan Badan Kesatuan Bangsa dan Politik Kota Denpasar.

Kepala Badan Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Kota Denpasar Drs. I Putu Budiasa, MSi mengatakan, sebelum penyusutan atau pemusnahan terlebih dahulu diteliti dan diperiksa melalui dua tahap antaranya Pra Penilaian dan Penilaian. Saat penilaian itu akan ditentukan mana arsip yang dimusnahkan dan dinilai kembali serta permanen.

‘’Bagi yang permanen ini arsip statis yang tidak boleh diganggu gugat harus ditempatkan di lembaga kearsipan Daerah atau lembaga tertentu kalau ada yang membutuhkan arsip ada prosedur khusus yang harus dipenuhi,’’ ujarnya.

Untuk tahun ini pihaknya mengaku secara bertahap melakukan penyusutan. Karena penyusutan ini merupakan kegiatan yang luar bisa dan membutuhkan pemikiran dan tenaga yang berkompeten dan yang berwenang dalam proses penyusutan ini. Tahun ini ada dua lembaga yang arsipnya dimusnahkan yakni arsip Dinas Peternakan Perikanan dan Kelautan Kota Denpasar dan Badan Kesatuan Bangsa dan Politik Kota Denpasar.

Arsip Dinas Peternakan Perikanan dan Kelautan Kota Denpasar yang dimusnahkan adalah 80 box berkas dan 44 box buku. Hasil penyusutan didapatkan tiga jenis bekas yang permanen dan 231 yang musnah. Untuk buku 44 box ditemukan 167 buku, dari jumlah itu 7 buku permanen dan yang 160 dimusnahkan.

Untuk Badan Kesatuan Bangsa dan Politik Kota Denpasar, berkas yang dimusnahkan 105 berkas dan 75 box. Dari 105 berkas ditemukan 65 arsip permanen dan 562 dimusnahkan, sedangkan untuk bukunya 31 box ditemukan yang permanen sebanyak 20 dan 210 lagi dimusnahkan.

Dengan adanya penyusutan ini diharapkan pengelolahan arsip menjadi efektif dan efisien sehingga mudah menemukan kembali dan memiliki nilai guna. Menurutnya seluruh arsip bisa dimanfaatkan sesuai dengan kepentinganya , namun untuk arsip yang ada di BPAD harus mengikuti prosedur dan atas ijin yang berwenang.

Sedangkan masalah yang dihadapi dalam penyusutan ini adalah kekurangan tenaga mengingat BPAD Kota Denpasar hanya memiliki 1 Arsiparis dan akhir tahun ini sudah pensiun. Sebenarnya berdasarkan pengarahan dari Arsip Nasional Republik Indonesia di setiap lembaga atau SKPD harus ada minimal 2 orang arsiparis.

‘’Saat ini dalam menilai arsip kami masih minta bantuan ke Provinsi,’’ ujarnya.

Terkait masalah kekurangan Arsiparis, Sekda Kota Denpasar AAN Rai Iswara meminta BPAD Kota Denpasar berkoordinasi dengan Provinsi. Selain itu pihaknya akan memberikan diklat semua SKPD untuk menyiapkan Arsiparis, mengingat tenaga arsiparis harus memiliki keahlian dan pemahaman tentang kearsipan. Maka itu pihaknya akan mengadakan diklat dan membuat regenerasi tenaga arsiparis.

Sedangkan terkait tentang penyusutan atau pemusnahan arsip ini, Rai Iswara menekankan nilai guna arsip. Bahwa fungsi arsip dalam berbangsa dan bernegara sangat menentukan dalam menetapkan kebijakan Pemerintah.

Untuk itu kepada seluruh jajaran Pemerintah Kota Denpasar demikian juga lembaga lainnya yang ada agar menjaga arsip dan melestarikan dengan baik dan bila perlu kehati-hatian karena arsip yang telah dimusnahkan tidak akan bisa diciptakan kembali sebagaimana sediakala dan tidak boleh memusnahkan arsip tanpa memulai prosedur yang benar. (BB)